Qué programa de facturación con IA elegir en España para VeriFactu

TLDR: Para una pyme española que quiere una suite completa, Holded es el punto de partida. Quipu encaja con autónomos y colaboración con gestoría. Anfix es la opción ligera y Sage Active la de más profundidad contable. Antes de comparar productos, averigua qué obligación te aplica y cuándo, porque son dos y no son la misma.

El correo que dice «ya estamos adaptados»

Llega de tu programa de facturación, tiene un asunto tranquilizador y tres párrafos de buenas noticias. Lo lees, te quedas tranquilo y lo archivas. Y sin embargo no responde ninguna de las tres preguntas que importan: adaptado a cuál de las dos normativas, disponible en qué plan concreto y a partir de qué versión, y qué tienes que hacer tú.

Son tres preguntas que se contestan por escrito en cinco líneas, y conviene pedirlas por escrito precisamente porque la respuesta rápida suele ser «sí» a todo. No es mala fe. Es que el correo lo escribe el departamento de marketing y las tres respuestas viven en el de producto.

Esta guía no va de elegir el programa más bonito. Va de saber qué preguntar antes de firmar nada.

Son dos obligaciones distintas, y se confunden todo el rato

VeriFactu forma parte de los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación. La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales responde a otro desarrollo normativo, el de la Ley Crea y Crece. El portal del Ministerio de Economía, Comercio y Empresa las describe como marcos que conviven con objetivos distintos: uno se centra en el control y la integridad de los registros, el otro en digitalizar la relación comercial.

Que un proveedor anuncie que está preparado para una no demuestra nada sobre la otra. Y como cada una tiene su propio calendario, las dos preguntas se hacen por separado.

Los plazos de VeriFactu. El Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, amplió el plazo para adaptar los sistemas informáticos de facturación. La Agencia Tributaria lo recoge en su nota informativa sobre la ampliación: las entidades que presenten el Impuesto sobre Sociedades deberán tenerlos adaptados antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados tributarios antes del 1 de julio de 2027. Son fechas límite, no fechas de inicio.

Los plazos de la factura electrónica entre empresas. El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, desarrolla ese sistema, y la propia AEAT explica que su aplicación efectiva queda diferida y se cuenta desde la entrada en vigor de una orden ministerial posterior: doce meses después para quienes superen los ocho millones de euros de volumen de operaciones y veinticuatro meses después para el resto.

Confirma siempre tu caso concreto con tu gestoría. Una guía de compra no es asesoramiento fiscal, y aquí la diferencia entre estar obligado y no estarlo depende de detalles de tu situación que ninguna página web puede saber.

La pregunta que sí te dice algo de tu proveedor

Hay un detalle poco conocido que convierte una conversación vaga en una concreta. Quienes producen y comercializan estos sistemas tienen su propio plazo, distinto del tuyo: según las preguntas frecuentes de la AEAT, deben ofrecer sus productos totalmente adaptados al reglamento en un plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial que desarrolla las especificaciones técnicas, que la propia AEAT sitúa el 29 de julio de 2025. Esa misma página recoge una excepción: los sistemas incluidos en contratos de mantenimiento plurianuales contratados antes de ese plazo se rigen por las fechas de 2027.

Con eso en la mano, la pregunta a tu proveedor deja de ser si está preparado. Pasa a ser: en qué plan está disponible, desde qué versión, y si mi contrato entra en esa excepción. Un proveedor serio contesta eso en un correo. Uno que responde con un enlace a su página de producto te está diciendo algo.

Los cuatro casos en los que la respuesta no es la obvia

Facturas en Excel o en talonario. Si emites desde una hoja de cálculo o en papel, la conversación no es de plan ni de versión, porque no hay proveedor a quien preguntar. Es la única situación de esta lista en la que el cambio es de método y no de software, y es la que más tiempo necesita, así que empieza por aquí y con margen.

El programa que sí cumple, pero dos planes más arriba. El caso más frecuente. El fabricante está adaptado, es verdad, y la funcionalidad concreta vive en un nivel que no es el tuyo. Pregunta el precio del plan exacto que la incluye, no el de portada, porque esa diferencia es tu coste real de adaptación.

El TPV o el programa sectorial. El software del taller, de la peluquería, de la clínica o de la tienda. Suelen ser los que más tarde se mueven y los que menos comunican, y muchas veces son el sistema con el que de verdad emites. Si tu programa de contabilidad está adaptado pero el que imprime los tickets no, el que importa es el segundo.

Emitir desde dos sitios a la vez. Una tienda en línea que factura sola y un programa donde llevas el resto. Son dos sistemas, se preguntan por separado y responden por separado. Es el caso que más se pasa por alto porque nadie piensa en la web como en un programa de facturación, y lo es.

Qué comprobar antes de firmar

Y no juzgues nada por una pantalla de demostración. Monta un circuito completo con datos de verdad: crea dos clientes, emite una factura y una rectificativa, fotografía un ticket, importa movimientos del banco, concilia un cobro e invita a tu asesor a mirarlo. Anota dos cifras al terminar. Cuántos pasos siguen siendo manuales y cuánto cuesta al mes el plan exacto que contiene lo que necesitas.

Esas dos cifras deciden mejor que cualquier tabla comparativa, porque una tabla no sabe cuántas veces al mes vas a repetir el paso manual.

Qué producto encaja con qué negocio

Holded parte de 15 EUR y reúne facturación, banco, gastos, inventario y CRM. Quipu parte de 17 EUR y está muy orientada al autónomo y al trabajo con la asesoría. Anfix parte de 4,99 EUR y suele ser la ruta más sencilla si tu gestoría ya trabaja en su entorno. Sage Active parte de 25 EUR y añade más capa contable y de control.

El detalle producto a producto, con precios, límites y evidencia, está en el catálogo de programas de contabilidad con IA para España, que es donde vive la comparativa completa. Aquí lo que importa es que la elección la haga la obligación y el circuito, no el número de casillas.

Dónde está la frontera de aprobación

La automatización propone categorías, extrae datos de los documentos y señala excepciones. No decide el tratamiento fiscal, no aprueba una factura rectificativa y no presenta nada. Una persona aprueba y tu asesoría valida las obligaciones, y esa frontera no la mueve ninguna versión nueva del producto.

Hay una consecuencia práctica que conviene tener escrita antes de migrar: si el producto no deja claro qué ha decidido por su cuenta ni conserva el rastro de quién validó qué, no está listo para ser el sistema financiero de tu negocio, por muy adaptado que esté a lo que sea.

Los documentos que recibes van por el camino contrario y los cubre la guía de digitalizar facturas y tickets. Lo que cobras de esas facturas se sigue en cobros e impagos, y el acuerdo con tu asesoría sobre quién toca qué está en trabajar con la gestoría.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que cambiar ya de programa?

No necesariamente, y precipitarse tiene su propio coste. Lo que sí conviene ya es pedir a tu proveedor la confirmación por escrito de qué requisitos cubre, en qué plan y desde qué versión. Migrar con meses de margen es bastante más barato que descubrir una carencia el trimestre del plazo.

¿Me aplica a mí si solo facturo a particulares?

Depende de tu situación concreta y de cuál de las dos normativas estemos hablando, así que esta es exactamente la pregunta que hay que hacerle a tu gestoría y no a una guía. Lo que sí puedes hacer hoy es la lista de todos los sistemas desde los que emites, porque esa lista te la van a pedir igual.

¿La opción más barata es suficiente?

Solo si cubre tu circuito real. Suma banco, captura de documentos, usuarios, acceso del asesor y límites de facturas antes de comparar, y suma también el plan al que tendrías que subir para tener lo que necesitas. El precio de portada rara vez cuenta toda la compra.

¿La IA puede presentar impuestos por mí?

Puede preparar y revisar datos, que es un trabajo real y que ahorra horas. La responsabilidad de aprobar el tratamiento y presentar correctamente sigue siendo tuya y de los profesionales que intervienen. Ningún producto asume esa responsabilidad en su contrato, y conviene leerlo para comprobarlo.

¿Y si mi programa actual desaparece o deja de mantenerse?

Es un riesgo real en un mercado con tanto movimiento normativo. La protección no es elegir al más grande, es comprobar antes de firmar que puedes exportar tus facturas, tus clientes y tus documentos en un formato abierto y sin pedir permiso. Si esa exportación no existe o hay que solicitarla por soporte, ya sabes lo que pasará el día que quieras irte.